Vantaan kaupungin varhaiskasvatuksen lähes 2300 työntekijää siirtyvät syksyn aikana kokonaan uudenlaisen työvuoro- ja optimointijärjestelmän piiriin. Tähän saakka työvuoroja on suunniteltu taulukkolaskentaohjelmalla, mikä on hyvin yleinen tapa monissa organisaatioissa edelleen. Muutosta on Vantaalla kuitenkin haluttu jo monta vuotta. ”Päiväkotien johtajat ovat olleet turhautuneita, kun työvuorojen suunnitteluun ei ole ollut yhtenäistä kaupunkitasoista pohjaa, jossa olisi riittävästi älyä takana laskennan ja toteutuman seurannan osalta”, sanoo varhaiskasvatuksen johtaja Sole Askola-Vehviläinen. 

Vauhtia uudistustarpeelle on tuonut terveydenhuollossa käyttöön otettu Apotti-järjestelmä, jonka myötä vanhasta asiakastietojärjestelmästä luopuminen tuli ajankohtaiseksi. ”Meidän on pakko nykyaikaistaa kaikkia omia prosessejamme”, Askola-Vehviläinen toteaa. Hänen mukaansa yhtenäisen työvuorosuunnittelun lisäksi Aikajana tarjoaa mahdollisuuden käytettävien työmäärien optimointiin esimerkiksi ruuhkahuipuissa ja sairauspoissaolojen hallinnassa, jotka aiheuttavat nykyään valtavasti ylimääräistä työtä. ”Lisäksi voimme halutessamme rakentaa jatkossa meidän työvoimapalvelumme sijaisreserviin rajapinnan, mikä tarjoaa täysin uusia mahdollisuuksia laadukkaaseen ja reaaliaikaiseen työvoimanhallintaan”, Askola-Vehviläinen iloitsee.

Procompin liiketoimintajohtaja Jaana Rantaniemi kertoo, että Vantaan vaatimuslista valittavalla järjestelmälle oli huomattavan pitkä. ”Aikajana täytti kaikki vaatimukset. Vantaasta tuli samalla meidän suurin julkisen puolen asiakkaamme. Vantaalla työvuorosuunnittelun ja optimointijärjestelmän avulla kehitetään useita työajanhallinnan prosesseja, palvelun laatua ja kustannustehokkuutta. Tavoitteena on, että käytettävissä olevilla henkilöresursseilla pystytään varmistamaan entistä paremmin palvelutason toteutuminen. Konkreettisia hyötyjä ovat henkilöstön työajan säästö ja työrutiinien nopeutuminen. Prosesseja automatisoimalla henkilöstöllä jää enemmän aikaa varsinaiselle työlleen eli varhaiskasvatukselle”, toteaa Rantaniemi.

Julkaistu 15.6.2019